¿Te ha pasado que quisieras saber sobre aspectos importantes que ocurren en tu empresa y te das cuenta a través de sorpresas o cuando ya no puedes hacer nada?
¿Cómo hago para recibir esta información? en este articulo te daré algunos tips para que sea más fácil Enterarte de lo que deseas; las empresas generan una cantidad de información en el día a día y no todo lo que se ejecuta y se procesa hace parte de la información que necesita un gerente para la toma de decisiones.
Los gerentes o administradores se ocupan de las decisiones importantes: Planear y desarrollar estrategias, definir métodos, analizar resultados y tomar acciones para lograr los objetivos; si te estas ocupando de los procesos misionales como son ejecutar los métodos de trabajo, atender los clientes, realizar gestiones administrativas propias de la operación, no estas desarrollando el objeto del cargo y puede verse afectado el direccionamiento y los resultados de la empresa, por esto es necesario definir los momentos en los que en tu cargo vas a ejecutar las actividades mencionadas y llevar la empresa a otro nivel.
Debe haber tiempo para todo: Planear, verificar, compartir, hacer el camino de un cliente, retroalimentar; todos los momentos dentro de la empresa son importantes. Puede haber mucha planeación, pero poca ejecución, puede haber mucho compartir y poco de verificar los resultados, tenemos que compensar y qué mejor que una buena agenda para lograr tener todos los aspectos presentes, teniendo claro cuál es el objetivo del cargo, ya que este tema te tomará más tiempo en tu agenda.
Ten en cuenta estas ideas para estar al tanto de la información importante:
1. Define los comités necesarios para mantenerte informado: Cumplimiento de objetivos, estado financiero, desarrollo de proyectos, gestión de cartera, administrativo, entre otros; establece una periodicidad y el responsable de la entrega de la información, identifica la información clave de cada comité.
2. Organiza tu agenda: Ubica en tu calendario todos los eventos, teniendo en cuenta la importancia desde el cumplimiento de los objetivos, hasta las actividades operativas; es importante que separes un tiempo para planear con tanta frecuencia como tu cargo te lo amerite, también debes dejar tiempo para realizar tus reuniones de avances y comités, en ellos encontraras la información de como van avanzando los procesos y que novedades presentan. Deja un tiempo para investigar nuevas metodologías o mejorar en una técnica que consideres, separa un tiempo para compartir con tu equipo de trabajo de una forma más informal y flexible, esto te permitirá nutrirte de lo que viven todos los días.
3. Mantén abiertos los canales con los clientes y colaboradores: Siempre es conveniente tener una linea de comunicación abierta para enterarnos de lo que esta pasando en la entrega de productos o en la prestación de servicios; un canal confiable, independiente que pueda auditarse y verificar que el servicio se mantenga en las condiciones que se encuentra diseñado.
Lo más importante es estar al tanto de las necesidades que se están presentando en la organización y buscar espacios para escucharlas, analizarlas y tomar acciones, ¿Cuéntanos tú qué otros métodos utilizas?
