El mundo laboral está lleno de retos y circunstancias que pueden afectar la salud y el bienestar de los empleados. Una de estas situaciones se presenta cuando un trabajador se ve enfrentado a múltiples incapacidades en un período relativamente corto o de manera recurrente. En estos casos, tanto la empresa como el empleado necesitan una orientación clara sobre las responsabilidades, derechos y procedimientos legales aplicables, así como lineamientos en materia de seguridad y salud en el trabajo.
La presencia de múltiples incapacidades puede generar inquietudes: ¿cómo actuar para prevenir riesgos adicionales? ¿qué dice la legislación al respecto? ¿qué acciones se deben contemplar dentro del Reglamento Interno de Trabajo? Este artículo busca responder a estas preguntas y ofrecer un enfoque práctico y positivo para promover un entorno laboral saludable, seguro y legalmente conforme.
Contexto jurídico
Para entender la actuación correcta frente a un empleado con múltiples incapacidades, resulta esencial contar con una base normativa sólida. En Colombia, los principales lineamientos que regulan la materia se encuentran en:
- Código Sustantivo del Trabajo (CST)
Regula la relación laboral entre empleador y trabajador, incluyendo derechos y obligaciones en temas de licencias, incapacidades, salarios y protección al empleo. - Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS)
Establecido mediante la Ley 100 de 1993, garantiza la protección de la salud de los trabajadores y define la forma en que se reconocen las incapacidades médicas. - Sistema General de Riesgos Laborales (Ley 1562 de 2012)
Regula todo lo referente a la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como las prestaciones económicas y asistenciales. - Ley 1618 de 2013 (Normativa sobre discapacidad)
Orientada principalmente a la inclusión de personas en situación de discapacidad, puede resultar relevante si un empleado desarrolla condiciones que requieren acomodo o ajustes razonables en su entorno laboral. - Lineamientos específicos de la Corte Constitucional
En múltiples sentencias, la Corte se ha pronunciado acerca de la estabilidad reforzada de las personas con limitaciones de salud o algún tipo de discapacidad, definiendo que gozan de especial protección para evitar despidos injustificados.
Cada una de estas normas establece pautas claras: las incapacidades médicas reconocidas legalmente deben ser respetadas por el empleador, garantizando el pago de los salarios o subsidios correspondientes (ya sea a través de la EPS o la Administradora de Riesgos Laborales – ARL, según el caso) y facilitando la reincorporación del trabajador bajo condiciones adecuadas.
Seguridad y salud en el trabajo: prevención y acompañamiento
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) tiene como función primordial identificar, evaluar y controlar los factores de riesgo que puedan afectar la integridad de los colaboradores. Ante la situación de un empleado con múltiples incapacidades, se vuelve aún más relevante contar con procesos y protocolos que posibiliten:
- Valoración de la causa de las incapacidades
Muchas veces, las incapacidades repetitivas pueden tener origen en riesgos ergonómicos, físicos o psicosociales. Un adecuado programa de inspección de puestos de trabajo y un monitoreo continuo permiten detectar oportunamente las condiciones que estén generando lesiones o enfermedades recurrentes. - Gestión adecuada de reubicaciones y adaptaciones
Si las incapacidades obedecen a factores laborales, la empresa debe contemplar, dentro de su SG-SST, la posibilidad de ajustar las tareas del colaborador, reubicarlo o adaptar las condiciones de su lugar de trabajo para prevenir daños adicionales o nuevas incapacidades. - Programas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad
Un plan robusto de capacitación y formación, sumado a campañas de estilo de vida saludable, puede influir de manera positiva en la reducción de incapacidades a largo plazo. - Seguimiento y evaluación continua
A través de los Comités de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) y la participación activa de la ARL, se deben revisar las estadísticas de ausentismo por enfermedad general y de origen laboral, identificando tendencias y creando planes de acción para mitigar riesgos.
En ese sentido, la labor del área de seguridad y salud en el trabajo no se limita a reaccionar una vez ocurrida la incapacidad, sino que se orienta a acompañar al trabajador, prevenir nuevas dolencias y promover la reintegración laboral de manera segura.
Situaciones frecuentes ante múltiples incapacidades
1 Incapacidades de origen común
Son aquellas derivadas de enfermedades o condiciones médicas que no están relacionadas directamente con las funciones o el ambiente de trabajo. En estos casos, la EPS asume el reconocimiento económico después de los primeros días, que usualmente corren a cargo del empleador (dependiendo de la normativa vigente). No obstante, las empresas deben vigilar la frecuencia de estas incapacidades: si se vuelven constantes, es conveniente indagar si existen factores personales o enfermedades crónicas que requieran un manejo médico especial.
2 Incapacidades de origen laboral
Cuando las incapacidades son resultado de un accidente de trabajo o enfermedad laboral, la ARL es la encargada de otorgar las prestaciones económicas y médicas respectivas. La ocurrencia repetida de incapacidades de origen laboral debe encender las alarmas de la organización, pues podrían evidenciar fallas en la identificación y control de riesgos. Esto demanda un refuerzo en el SG-SST, mayor capacitación en prevención y un trabajo conjunto con la ARL para implementar mejoras.
3 Incapacidades prolongadas o superiores a 180 días
Si un trabajador acumula más de 180 días de incapacidad, se activa un proceso de calificación de pérdida de la capacidad laboral por parte de la EPS o la Junta de Calificación, dependiendo de la regulación en cada caso. El empleador debe estar atento a estos procedimientos, aportar la documentación requerida, y apoyar la transición del trabajador, ya sea a un proceso de rehabilitación, reubicación o a la solicitud de pensión de invalidez, si corresponde.
Implicaciones en el contrato laboral y la estabilidad reforzada
Los empleados con múltiples incapacidades, especialmente cuando estas condiciones médicas se vuelven recurrentes o crónicas, pueden llegar a tener un estatus de protección reforzada según los lineamientos de la Corte Constitucional. Esto implica que no pueden ser despedidos sin justa causa y sin la autorización previa del Ministerio de Trabajo cuando exista la presunción de que se trata de un caso de discapacidad o limitación física, sensorial o psíquica.
De allí la importancia de no tomar decisiones apresuradas como el despido o la terminación unilateral de un contrato de trabajo a causa de reiteradas incapacidades. En lugar de ello, las empresas deben:
- Verificar si existe una disminución real de la capacidad laboral que requiera reubicación o adaptación del puesto.
- Realizar un estudio pormenorizado de cada caso, en conjunto con el área médica de la EPS y/o la ARL, y con base en las recomendaciones del SG-SST.
- Documentar detalladamente las actuaciones, ofrecimientos y alternativas brindadas al trabajador, respetando el principio de buena fe y la normatividad vigente.
Definiciones y procedimientos en el Reglamento Interno de Trabajo (RIT)
El Reglamento Interno de Trabajo (RIT) es la herramienta principal a través de la cual la empresa comunica las normas internas y los procedimientos obligatorios para empleadores y trabajadores. Resulta fundamental incluir en este documento las siguientes disposiciones referentes a incapacidades:
- Procedimiento de notificación de incapacidades
- Reconocimiento de salarios y prestaciones
- Reincorporación al puesto de trabajo
- Política de estabilidad ocupacional reforzada
- Mecanismos de seguimiento y control
Buenas prácticas para empleadores y colaboradores
- Comunicación constante y empática: Mantener un diálogo abierto con el empleado para conocer su evolución de salud y las recomendaciones médicas, transmitiendo interés genuino por su bienestar.
- Atención integral: Involucrar a los diferentes actores del Sistema de Seguridad Social (EPS, ARL, cajas de compensación) para asegurar que el trabajador reciba el acompañamiento y el tratamiento adecuado.
- Capacitación permanente: Ofrecer entrenamientos sobre prevención de lesiones, pausas activas y hábitos saludables, fomentando una cultura de autocuidado y corresponsabilidad.
- Flexibilidad y adaptación: Cuando sea viable, implementar esquemas de teletrabajo o trabajo híbrido, reducción temporal de jornada o ajustes en las tareas para facilitar la recuperación del trabajador.
- Documentación rigurosa: Mantener archivos actualizados de cada incapacidad, informes médicos, acciones correctivas y comunicados al trabajador, procurando claridad y transparencia.
Cuando un colaborador enfrenta múltiples incapacidades, es esencial que la organización cuente con un enfoque preventivo, humanizado y ajustado a la ley. La clave radica en:
- Conocer y aplicar el marco jurídico vigente: El respeto por las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo, el Sistema General de Seguridad Social y la jurisprudencia de la Corte Constitucional constituyen el pilar para evitar conflictos legales e injusticias laborales.
- Fortalecer el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: La prevención, identificación y control de riesgos, así como la promoción de la salud, reducen la probabilidad de que las incapacidades se repitan o prolonguen.
- Definir procesos claros en el Reglamento Interno de Trabajo: Establecer políticas transparentes en torno al reporte, pago, reubicación y reincorporación tras incapacidades contribuye a un clima organizacional positivo y seguro.
- Mantener una comunicación abierta y apoyo al trabajador: Acompañar al empleado en su proceso de recuperación, brindar garantías para su reincorporación y respetar su estabilidad reforzada, cuando corresponda.
Gestionar correctamente las múltiples incapacidades no solo protege a la empresa de eventuales reclamaciones legales, sino que además promueve un entorno laboral saludable, motivador y comprometido con el bienestar de los empleados. Con la definición de políticas claras y el cumplimiento estricto de la legislación, se garantiza que tanto la organización como los trabajadores encuentren soluciones equilibradas que prioricen la salud y la seguridad en el trabajo.
